الوكلاء

تنظيم المعرفة في مجلدات

جمّع المصادر في مجلدات، وأعد استخدام المجلد عبر الوكلاء، وافهم ما يفعله الإزالة والحذف لكل منهما.

المجلد يجمّع المصادر داخل مكتبة مساحة العمل. قيمته الحقيقية في جهة الوكيل: اختيار مجلد لوكيل هو مرجع حي، فأي شيء تضعه في المجلد لاحقًا يصل إلى الوكيل دون أي تغيير آخر.

ما تحتاج إليه

  • مساحة عمل أنت عضو فيها.
  • مصدر واحد على الأقل في المكتبة، إذا أردت نقل المصادر إلى المجلد أثناء العمل.

الخطوات

الخطوة 1: أنشئ المجلد

في قاعدة المعرفة، اضغط إضافة ثم اختر مجلد جديد. وفي تبويب المعرفة للوكيل، استخدم زر مجلد جديد. أعطه اسم المجلد.

الخطوة 2: ضع المصادر فيه

في نافذة الإنشاء، تعرض إضافة ملفات إلى المجلد كل مصدر منفرد في مساحة العمل تحت ملفات بدون مجلد. علّم ما ينتمي إلى المجلد، وسيُنقل عند إنشائه.

بعد ذلك، استخدم نقل في قائمة صف المصدر، واختر الوجهة، ثم أكّد بالضغط على نقل هنا.

الخطوة 3: اختر المجلد لوكيل

افتح الوكيل، وانتقل إلى المعرفة، ثم اضغط إضافة جديد واختر من المكتبة. اختر المجلد وأكّد. يظهر المجلد تحت المجلدات، ومكتوب عليه مجلد حي: يعكس دائمًا محتوياته الحالية.

الخطوة 4: واصل الإضافة إليه

يمكن أن تذهب الرفعات الجديدة مباشرة إلى المجلد. في نافذة الإضافة، اضبط الموقع على ذلك المجلد بدلًا من جذر المكتبة. كل وكيل اختار المجلد يلتقط المصدر الجديد بمجرد أن يصبح جاهزًا.

للحصول على أفضل نتيجة

سمِّ المجلد باسم المهمة التي يؤديها الوكيل، لا باسم المكان الذي جاءت منه المستندات. يستخدم الوكيل كل مصدر جاهز في مجلد اختاره، لذلك قيمة المجلد من قيمة أسوأ مستند فيه.

الموصى به

  • الإرجاع والاسترداد، يضم السياسة وقائمة الاستثناءات والأسئلة الشائعة، ويختاره وكيل الإرجاع.
  • ساعات عمل العيادة، يضم صفحة واحدة، ويختاره وكيل الاستقبال.

الأقل فاعلية

  • من التسويق، يضم قائمة أسعار وثلاثة عروض تقديمية ودليل علامة تجارية، ويختاره كل وكيل.
  • الكل، يُحفظ كالمجلد الوحيد حتى لا يفوته شيء أبدًا.

مثال تطبيقي

تنشئ مجلد الإرجاع والاسترداد، وتعلّم سياسة الإرجاع والأسئلة الشائعة للاسترداد في إضافة ملفات إلى المجلد، ثم تنشئه. على وكيل الإرجاع تختار المجلد، فيقرأ الصف الكل جاهز.

بعد أسبوع ترفع قائمة الاستثناءات الجديدة مباشرة إلى ذلك المجلد. لا أحد يلمس الوكيل. وحين يصبح الملف جاهزًا، تستخدمه المحادثة التالية، ويُظهر عمود مستخدم من في المكتبة أن المجلد مُشار إليه من وكيل واحد.

ماذا يحدث بعد ذلك

يحتفظ الوكيل بإشارة إلى المجلد، لا بنسخة من محتوياته. كل محادثة تستخدم ما في المجلد في تلك اللحظة، والمصادر ذات حالة جاهز فقط.

لنقل مصدر إلى مجلد أثر جانبي يستحق المعرفة. الاختيارات الفردية تنطبق على المصادر المنفردة فقط، لذلك حين ينتقل مصدر إلى مجلد يُسقط من كل وكيل كان قد اختاره منفردًا. اختر المجلد لهؤلاء الوكلاء بدلًا من ذلك.

تعرض المكتبة عرضين: المصادر والمجلدات، ويخبرك عمود مستخدم من بعدد الوكلاء الذين يشيرون إلى كل صف.

الإزالة مقابل الحذف

فعلان مختلفان، والبوابة تفصل بينهما.

الإجراء أين ماذا يفعل
إزالة المجلد أو إزالة المصدر تبويب المعرفة للوكيل يخرجه من اختيار هذا الوكيل. يبقى العنصر في مكتبة المعرفة، ويحتفظ به الوكلاء الآخرون.
حذف من المكتبة تبويب المعرفة للوكيل يحذفه من مساحة العمل، ويزيله من كل وكيل.
حذف قائمة صف المكتبة الحذف الدائم نفسه.

تقول نافذة تأكيد الإزالة ذلك صراحة. إزالة المجلد تخبرك أن المجلد ومصادره تبقى في مكتبة مساحة العمل، وإزالة المصدر تخبرك أن المصدر يبقى هناك.

تتحقق نافذة الحذف أولًا من مكان استخدام العنصر، وتخبرك إما أنه غير مستخدم من أي وكيل ويمكن حذفه بأمان، وإما بعدد الوكلاء الذين يستخدمونه مع حتى خمسة من أسمائهم. ثم تؤكد باختيار حذف من المكتبة.

الحدود

الحد القيمة ينطبق على
اسم المجلد مطلوب، ولا يكون فارغًا الإنشاء وإعادة التسمية
طول اسم المجلد لا يوجد حد أقصى الإنشاء وإعادة التسمية
التداخل مستوى واحد. لا يستطيع المجلد أن يحتوي مجلدًا آخر. كل مجلد
عدد المجلدات لكل وكيل لا يوجد حد أقصى اختيار الوكيل

حل المشكلات

اختفى مصدر نقلته إلى مجلد من أحد الوكلاء

هذا هو النقل، وهو يُسقط اختياره المنفرد. اختر المجلد لذلك الوكيل، وسيعود المصدر ضمن المجلد.

المجلد مختار، لكن الوكيل ما زال يفوّت ملفًا فيه

لا يُستخدم إلا المصادر في حالة جاهز. افتح المجلد وتحقق من حالة ذلك الملف. يُظهر صف المجلد في تبويب المعرفة للوكيل الكل جاهز حين يكون كل مصدر داخله قابلًا للاستخدام.

تقول نافذة الحذف إنها لم تستطع التحقق من مكان الاستخدام

لم يكتمل فحص الاستخدام، فلا تستطيع النافذة تسمية الوكلاء. الحذف ما زال يعمل. أغلق النافذة وافتحها مرة أخرى إن احتجت أن تعرف من سيفقد العنصر قبل أن تؤكد.

بقيت بعض المصادر بعد حذف مجلد

يُبلغ الحذف عن المصادر التي لم يستطع إزالتها. حدّث المكتبة، واحذف البقايا واحدًا واحدًا.

الأسئلة الشائعة

هل أستطيع وضع مجلد داخل مجلد؟

لا. المصدر إما أن يقع منفردًا في الجذر، وإما داخل مجلد واحد فقط.

هل يستطيع مصدر واحد أن يكون في مجلدين؟

لا. نقله إلى مجلد يُخرجه من مكانه السابق. إن احتاجه وكيلان ولا شيء آخر، فأبقِه منفردًا واختره لكليهما.

هل إعادة تسمية المجلد تكسر شيئًا؟

لا. الوكلاء يشيرون إلى المجلد نفسه، لا إلى اسمه.

ما الفرق بين المجلد واختيار الوكيل؟

المجلد تجميع داخل مساحة العمل. أما الاختيار فهو قائمة المجلدات والمصادر المنفردة التي يُسمح لوكيل واحد باستخدامها. تغيير الاختيار لا يغيّر المكتبة أبدًا.

من يستطيع إنشاء المجلدات وحذفها؟

أي عضو في مساحة العمل.