الوكلاء

إضافة مستندات إلى المكتبة

ارفع ملفًا إلى مكتبة المعرفة في مساحة العمل، وتابعه في الفهرسة حتى يستطيع الوكيل استخدامه.

رفع مستند يضعه في مكتبة مساحة العمل ويرسله للفهرسة. بمجرد أن يصل إلى جاهز، يستطيع أي وكيل اختاره أن يقتبس منه.

ما تحتاج إليه

  • مساحة عمل أنت عضو فيها. أي عضو يستطيع الإضافة وإعادة التسمية والحذف للمصادر.
  • ملف بإحدى الصيغ العشر المدعومة، وضمن حدود الحجم أدناه.
  • مساحة تخزين كافية في خطتك.

الخطوات

الخطوة 1: افتح المكتبة

انتقل إلى قاعدة المعرفة في الشريط الجانبي لإضافة الملف إلى مكتبة مساحة العمل، أو افتح وكيلًا وانتقل إلى تبويب المعرفة فيه لإضافته وربطه بذلك الوكيل في خطوة واحدة.

الخطوة 2: ابدأ عملية الإضافة

اضغط إضافة في المكتبة، أو إضافة جديد في تبويب المعرفة للوكيل، ثم اختر رفع ملف. تفتح النافذة على هذا التبويب.

الخطوة 3: اختر الملف

أفلت الملف في منطقة أفلت ملفًا هنا أو انقر للتصفح، أو اضغط لاختياره. ويقبل المنتقي الامتدادات المدعومة وصيغها البديلة الشائعة، فيمكنك اختيار ملف .jpeg أو .htm.

الخطوة 4: اختر المكان

تحت الموقع، اترك جذر المكتبة لتبقى المصادر منفردة، أو اختر مجلدًا. يمكن ربط المصدر المنفرد بالوكيل وحده. أما المصدر الذي داخل مجلد فلا يصل إليه الوكيل إلا باختيار ذلك المجلد.

الخطوة 5: أضفه

اضغط إضافة. يُرفع الملف من متصفحك، فأبقِ التبويب مفتوحًا حتى يظهر الصف في القائمة.

للحصول على أفضل نتيجة

لا يُفهرس من الملف إلا النص القابل للاستخراج، لذلك تحدد الصيغة التي ترفعها هل يستطيع الوكيل الإجابة منه. تحقق من عدد المقاطع بعد أن يصبح المصدر جاهزًا: بضعة مقاطع في مستند طويل تعني أن الاستخراج التقط شيئًا يكاد لا يُذكر.

الموصى به

  • ملف PDF مُصدَّر من المستند الأصلي، ونصه قابل للتحديد.
  • ملف .docx أو .md للسياسة نفسها.

الأقل فاعلية

  • ملف PDF ممسوح ضوئيًا، أو صورة لصفحة مطبوعة.
  • عرض شرائح تكون كلماته داخل صور.

مثال تطبيقي

ترفع returns-policy.pdf، بحجم 1.2 ميجابايت، إلى مجلد اسمه الإرجاع. يظهر الصف بحالة جارٍ الرفع، ثم ينتقل إلى قيد الانتظار، ثم إلى قيد الفهرسة، وبعد دقيقة تقريبًا يقرأ جاهز مع 34 في عمود المقاطع، ومعه إشعار Document indexed.

على وكيل الإرجاع تختار مجلد الإرجاع، وتفعّل تفعيل الاسترجاع، ثم تسأله عن مدة الإرجاع. 34 مقطعًا في سياسة من صفحتين عدد سليم؛ أما العدد 1 فكان سيُعلمك أن ملف PDF ممسوح ضوئيًا.

ماذا يحدث بعد ذلك

يظهر المصدر في القائمة فورًا، ثم ينتقل عبر سلّم ثابت من الحالات. يتحدث الصف وحده دون تحديث الصفحة.

الحالة الاسم في البوابة ماذا يعني
uploading جارٍ الرفع الصف موجود، ومتصفحك ما زال يرسل الملف.
uploaded قيد الانتظار وصل الملف وهو في طابور الفهرسة.
processing قيد الفهرسة يجري استخراج النص وفهرسته.
ready جاهز انتهت الفهرسة. عدد المقاطع معبأ، ويستطيع الوكلاء استخدام المصدر.
failed فشل لم تنتهِ الفهرسة. يحمل الصف السبب.

عند انتهاء الفهرسة يصلك إشعار: Document indexed عند النجاح، وDocument failed to index عند الفشل، ويذكر كل منهما اسم الملف.

لا تستغرق المراحل مدة ثابتة؛ المستند الكبير يستغرق وقتًا أطول من القصير. وتحدّ مهلتان الانتظار:

  • يبقى المصدر في جارٍ الرفع أكثر من 10 دقائق: يُنقل إلى الأمام إذا وصل الملف، ويُزال مع إعادة مساحة تخزينه إذا لم يصل.
  • يبقى المصدر في قيد الفهرسة أكثر من 60 دقيقة: يفشل برسالة Indexing timed out. Try again.

الحدود

الحد القيمة ينطبق على
الامتدادات pdf، docx، pptx، xlsx، html، md، png، jpg، tiff، bmp كل عملية رفع
أسماء الامتدادات البديلة jpeg إلى jpg، وtif إلى tiff، وhtm إلى html، وmarkdown إلى md مطابقة اسم الملف
حجم الملف في البوابة 20 ميجابايت لكل ملف نافذة الرفع
حجم الملف في API له حد خاص به؛ رسالة الرفض تذكر الرقم الدقيق طلب الرفع
طول اسم الملف 255 حرف طلب الرفع
طول الاسم المعروض 200 حرف طلب الرفع وإعادة التسمية
مساحة تخزين مساحة العمل مساحة التخزين المسموح بها في خطتك كل الملفات والنصوص الملصقة معًا

تسترد البوابة أي ملف يزيد على 20 ميجابايت قبل أن يبدأ الرفع. وتفرض API حدًا خاصًا بها، وتذكر الرسالة عدد البايتات الدقيق عند الرفض.

حل المشكلات

نوع غير مدعوم .xyz. المسموح به: pdf, docx, pptx, xlsx, html, md, png, jpg, tiff, bmp.

الامتداد ليس من الصيغ العشر، ولا من أسماء الامتدادات البديلة الأربعة. حوّل الملف. ملف .doc أو .txt أو .csv غير مقبول حاليًا؛ احفظه بصيغة .docx أو .md أو .xlsx.

البوابة تلتقط هذا قبل بدء الرفع. أما الطلب الذي يصل إلى API باسم غير مدعوم فيُجاب بـ Unsupported file type. Allowed: pdf, docx, pptx, xlsx, html, md, png, jpg, tiff, bmp.

MIME type ... does not match extension ...

لا يتطابق نوع الملف الذي أبلغ عنه متصفحك مع امتداده. وهذا غالبًا ملف أُعيدت تسميته، مثل ملف PDF محفوظ باسم report.docx. أعد تسميته إلى امتداده الحقيقي، أو أعد تصديره بالصيغة التي يدّعيها اسمه.

نوع المحتوى غير المعروف أو الفارغ ليس خطأ. ملفات Markdown كثيرًا ما لا تبلّغ عن شيء، فيُستخدم الامتداد.

الملف أكبر من 20 ميجابايت.

حد البوابة الخاص، ويُفحص قبل أي رفع. قسّم المستند، أو احذف الصور المدمجة فيه وأعد تصديره.

File exceeds size limit (N bytes)

حد API. الرقم في الرسالة هو الحد الدقيق بالبايتات.

Storage limit exceeded for this workspace. Delete files or upgrade your plan.

مساحة التخزين المسموح بها في خطتك ممتلئة. احذف المصادر التي لم تعد تحتاجها فتتحرر بايتاتها، أو انتقل إلى خطة أكبر.

هذا الملف أكبر من المساحة المتبقية في باقتك. احذف ملفات أو رقِّ باقتك.

الحالة نفسها، ويكشفها المتصفح قبل بدء الرفع.

File not found in storage. Retry the upload.

انقطع الرفع ولم يصل الملف أبدًا. احذف الصف وأعد رفع الملف.

Indexing timed out. Try again.

بقي المصدر في قيد الفهرسة أكثر من ساعة. احذفه وأعد رفعه.

الصف يقول فشل

افتح الصف لتقرأ السبب. ملفات PDF الممسوحة بلا طبقة نص، والملفات المحمية بكلمة مرور هي الأسباب الشائعة. ليس لمصدر الملف إجراء إعادة فهرسة، لذلك أصلح المستند، واحذف الصف، وأعد الرفع.

الأسئلة الشائعة

هل أستطيع استبدال ملف دون أن أفقد الوكلاء الذين يستخدمونه؟

لا. لا يوجد استبدال في المكان لمصدر ملف. ارفع النسخة الجديدة، ثم اربطها بالوكيل، ثم احذف القديمة.

هل يجعل الرفع من تبويب المعرفة للوكيل الملف خاصًا بذلك الوكيل؟

لا. كل مصدر يدخل مكتبة مساحة العمل، ويراه كل مساحة العمل. والإضافة من وكيل تختاره لذلك الوكيل أيضًا.

هل أستطيع تنزيل ملف رفعته؟

نعم. استخدم تنزيل في قائمة الصف. يفتح رابطًا قصير العمر للنسخة الأصلية المحفوظة.

ماذا يعني عمود المقاطع؟

عدد الفقرات التي قُسّم إليها المستند. الملف الجاهز بعدد مقاطع منخفض جدًا كان فيه نص قليل جدًا يمكن استخراجه.

هل الصور مدعومة فعلًا؟

صيغ png و jpg و tiff و bmp مقبولة ومُفهرسة. يختلف النص الذي يخرج من الصورة الواحدة، لذلك تحقق من عدد المقاطع بعد أن يصبح المصدر جاهزًا قبل أن تعتمد على صورة.